Warum weniger Personal mehr kostet

16. September 2022

Über die betriebswirtschaftlichen Nachteile von Vakanzen

Gute Fachkräfte sind teuer, keine Fachkräfte sind teurer: Dass Vakanzen die Unternehmen Geld kosten, ist bekannt. Doch wie viel eigentlich? Und warum überhaupt? Wer Leerstellen in Kauf nimmt, spart ja zunächst einmal harte Personalkosten ein. Dennoch fällt die Rechnung am Ende anders aus – wir zeigen, warum.

Was Sie in diesem Beitrag erwartet:

  • Was sind Vakanzkosten?
  • Was kostet eine offene Stelle wirklich?
  • Wie berechnen Sie die Kosten einer Vakanz?
  • Tipps, um Ihre Vakanzkosten zu senken
  • Fazit

Tatsächlich sind die Mitarbeitenden das wichtigste Kapital eines Unternehmens. In vielen Branchen werden heute qualifizierte Kandidat:innen händeringend gesucht, die unbesetzten Stellen gefährden die langfristige Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen.

Was sind Vakanzkosten?

Vakanzkosten (engl. Cost of Vacancy) bezeichnen im Recruitment jene Kosten, die Unternehmen entstehen, wenn Positionen für einen gewissen Zeitraum nicht besetzt werden.

Aber Moment mal, wenn eine Stelle nicht besetzt ist, SPAREN wir doch Personalkosten ein! So jahrelang der Tenor von Wirtschaftsberatern.

Zu Beginn dieses Jahrhunderts begann man diesen Umstand näher zu untersuchen und seit 2005 kennen wir durch die Arbeit von Dr. John Sullivian die Kosten, die unbesetzte Positionen verursachen, genau.

Je nach Vakanz belaufen sich die Kosten unbesetzter Stellen auf bis das dreifache (!) des entsprechenden Bruttogehalts.  Die durchschnittliche Vakanzzeit steigt deutschlandweit kontinuierlich und betrug im Jahr 2021 für Schleswig- Holstein 130 Tage. Und jeder Tag Vakanzzeit kostet bares Geld! Umso wichtiger ist es, Recruitment-Prozesse zu beschleunigen und das Employer Branding strategisch klar aufzustellen. Stellen unbesetzt zu lassen, spart keine Personalkosten ein. Ganz im Gegenteil. Verabschieden Sie sich von dieser überholten Controlling-Weisheit und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen.

Was kostet eine offene Stelle wirklich?

Vakanzkosten sind alles andere als Kleingeld. Wird eine Vakanz 117 Tage lang nicht besetzt, entstehen Ihrem Unternehmen Kosten in Höhe eines Bruttojahresgehalts der entsprechenden Position. Eine Nichtbesetzung hat negative Auswirkungen auf das Wachstum eines Unternehmens, die negativen Konsequenzen stellen sich folgendermaßen dar:

Bei unbesetzten Stellen werden zunächst die Kolleg:innen aus dem Team die Tätigkeiten der entsprechenden Position mit übernehmen. Dies hat Folgen:

  • Es bleibt weniger Zeit für die anfallende Menge an Aufgaben, das heißt es müssen mehr Kunden in der gleichen Zeit fachmännisch betreut werden
  • In der Regel erhöht sich der Zeitaufwand für das Tagesgeschäft in solchen Fällen auf 120% oder mehr, dadurch fallen regelmäßig Überstunden für die einzelnen Mitarbeitenden aus dem Team an
  • Mitarbeitende übernehmen zusätzliche Aufgaben, die oft nicht ihrer Kernkompetenz entsprechen und somit die Produktivität deutlich drosseln
  • Sofern Mitarbeitende über einen längeren Zeitraum Überstunden leisten, erhöht sich nachweislich die Fehleranfälligkeit in der eigenen Arbeit und führt ebenso zu erhöhten Krankenständen. Und natürlich müssen die Aufgaben der kurzfristig erkrankten Kolleg:innen wiederum vom verbleibenden Team aufgefangen werden.
  • Spätestens jetzt müssen auch die Führungskräfte in die operative Arbeit involviert werden, um das Tagesgeschäft zu stemmen, dadurch können sie ihren eigentlichen Aufgaben nicht mehr hinreichend nachkommen.
  • Innovationen werden nicht mehr weiter vorangetrieben und die Personalentwicklung vernachlässigt
  • Die verbliebenen qualifizierten Fachkräfte sehen sich nach einem Unternehmen um, in dem Ihre Arbeitsleistung nicht dauerhaft schon im Tagesgeschäft auf 120% ausgelegt ist. Die Fluktuation erhöht sich.
  • Kunden wandern zum Wettbewerb, da sich dort besser aufgehoben fühlen. Dem Unternehmen entgehen Aufträge und Umsätze.
  • Die Situation spricht sich unter potentiellen Kandidat:innen herum – in der Folge wird es schwieriger neue Kollegen und Kolleginnen für das Unternehmen zu gewinnen.

So dreht sich die Spirale immer weiter, das Geschäftsergebnis verschlechtert sich. Sogar die Existenz kann bedroht sein. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kundinnen und Kunden, die direkten Kosten einer unbesetzten Stelle zu ermitteln. Denn mit harten Fakten in Euro kann das Talent Acquisition Team besser in Richtung Geschäftsführung für eine Erhöhung des Recruiting-Budgets argumentieren. Für die Berechnung hat Dr. John Sullivan eine leicht verständliche Formel entwickelt, die auf dem Jahresgehalt der offenen Position basiert.

Wie berechnen Sie die Kosten einer Vakanz?

Die einfachste Formel zu Berechnung ergibt sich aus folgenden Komponenten:

  • Dem Jahresgehalt der offenen Position
  • Dem Faktor, dem diese Position im Unternehmensergebnis beigemessen wird.

Faktor 1 für einfache Tätigkeiten (juniorige Mitarbeitende oder Aufgaben mit geringem Bezug zum Umsatz)

Faktor 2 für Expertentätigkeiten (fachlich versierte Mitarbeitende oder Aufgaben mit direktem Bezug zum Umsatz)

Faktor 3 für gehobene Tätigkeiten (fachlich versierte Mitarbeitende UND Aufgaben mit direktem Bezug zum Umsatz (zum Beispiel Vertrieb, Management- und Führungsaufgaben)

  • Der Anzahl der Arbeitstage pro Jahr
  • Der Vakanzzeit, also der Anzahl der Tage, die eine Position unbesetzt ist. Im Jahr 2021 belief sich die durchschnittliche Vakanzzeit in Schleswig Holstein auf 127 Tage, mit steigender Tendenz.

Die Berechnung ergibt sich aus folgender Formel:

Vakanzkosten = Faktor x (Jahresgehalt : Anzahl Arbeitstage/Jahr) x Vakanzzeit

Ein Beispiel? Nehmen wir an, ein IT-Experte oder eine IT-Expertin bezieht in Ihrem Unternehmen ein jährliches Bruttojahresgehalt von 70.000,-€.  Nehmen wir die durchschnittliche Vakanzzeit von 130 Tagen für IT Fachkräfte in Deutschland an, bedeutet dies für Ihre IT-Vakanz in Zahlen:

2 x (70.000,-€ : 230)x 130 = 79.130,34 €

Gelingt es nicht, die Position der IT-Fachkraft innerhalb der ersten 4 Monate neu zu besetzen, kostet schon diese Vakanz Ihr Unternehmen mehr als ein gesamtes Jahresbruttogehalt.

Tipps, um Vakanzkosten zu senken

Tipp 1:

Die beste Vakanz, ist die, die Sie nicht haben. Hören Sie Ihren Fachkräften gut zu und prüfen Sie, ob Sie deren Wünsche realisieren können – von Arbeitszeitmodellen und Möglichkeiten, remote tätig zu sein bis zur Arbeitsplatzausstattung.

Tipp 2:

Schreiben Sie Ihre Stellen so aus, dass die jeweilige Zielgruppe sich angesprochen fühlt. Dabei formulieren Sie Jobpostings für Menschen anstatt von Stellenanforderungen und konzentrieren sich auf die wesentlichen Skills.

Tipp 3:

Veröffentlichen Sie Stellenangebote dort, wo sich Ihre Interessenten aufhalten, z. B. finden viele Millennials einen neuen Arbeitsplatz über die sozialen Netzwerke.

Tipp 4:

Was ein Vertriebler als Vorteil sieht, kann eine IT-Expertin abschrecken. Daher achten Sie schon in der Ausschreibung darauf, welche Benefits Sie erwähnen.

Tipp 5:

Holen Sie sich Unterstützung von erfahrenen Recruiting-Experten, um die Suche nach passenden Kandidaten zu beschleunigen und damit die Vakanzkosten zu senken.

Tipp 6:

Achten Sie auf schlanke Recruitment-Prozesse. Vom Bewerbungseingang bis zum Vertragsversand sollten maximal 3 Wochen vergehen.

Tipp 7:

Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke und tragen Sie Ihre Werte nach außen. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Botschaftern und nutzen Sie emotionales Storytelling für mehr Aufmerksamkeit.

 

Fazit: Mit den richtigen Recruiting-Strategien schrumpfen Ihre Vakanzkosten

Sie sehen, es lohnt sich finanziell, den Recruitingprozess zu beschleunigen und so schnell wie möglich offene Stellen mit qualifizierten Fachkräften zu besetzen. Heute müssen sich Unternehmen bei potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten bewerben. Wir zeigen Ihnen Strategien, wie Sie Ihr Recruitment zukunftssicher aufstellen. Senden Sie uns eine E-Mail an: jetzt@recruiting-strategien.de – wir freuen uns darauf, mehr von Ihnen zu erfahren

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